A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Cpad) do Fórum de Sinop (distante 500 km a norte de Cuiabá) trabalha na organização de documentos arquivados nas cinco salas destinadas ao armazenamento. A organização facilitará a manutenção do espaço e melhor conhecimento do próprio arquivo e história do Judiciário na comarca.

Os trabalhos são desenvolvidos por seis servidores e um magistrado. O grupo está na fase administrativa e realiza a separação de documentos permanentes e descartados, conforme tabela de temporalidade. Os gestores judiciais e administrativos participaram do Curso de Gestão Documental ofertado pelo CNJ no mês de julho.

A Cpad foi criada pelo juiz diretor do Fórum, Clovis Mario Teixeira de Mello, e a coordenação dos trabalhos tem a orientação do magistrado Carlos Roberto Barros de Campos. “Iniciamos pelo material administrativo, por ser mais fácil de descartar. Já publicamos três editais. Eles contêm a lista dos documentos e dão oportunidade de algum interessado se manifestar. Neste caso, podemos fornecer cópias, do contrário eles serão incinerados. Alguns documentos são permanentes e não podem ser descartados nunca, já estão sendo separados em local adequado. Além da melhora do ambiente, a ação proporciona o conhecimento do arquivo e preserva a memória do Judiciário local”, disse o juiz Carlos Roberto.

A gestora geral, Laura Joanir Costa Leite Rondon, disse que a localização de documentos é facilitada pela organização. “Vai melhorar muito o espaço. Temos cinco salas, todas lotadas. Com mais espaço localizamos os documentos com mais facilidade. No curso que fizemos aprendemos, por exemplo, qual documento é permanente, qual deve ir para o arquivo e quanto tempo pode ficar lá”, explicou. A criação da Comissão cumpre a Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, do CNJ, que sugere a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname).

Dentre os documentos eliminados constam: lista de postagem, protocolo integrado, fax; relatórios mensais de frequência do servidor; livros diversos, de protocolo, de produtividade dos oficiais de justiça; segunda via de alvarás, de mandados expedidos; cópias de cartas precatórias, de ofícios expedidos e ofícios recebidos, de relatório estatístico e relatórios do Projeto Ordem e de petições, além de cópias de ofícios das Secretarias, referente ao ressarcimento das diligências dos oficiais de justiça e seus comprovantes de depósito e transferência bancária (período de 1995 a 2012).