O juiz diretor da comarca que constatar má qualidade na prestação dos serviços extrajudiciais decorrente da falta de eficiência no gerenciamento do cartório de registro ou notarial poderá solicitar ao corregedor-geral da Justiça a implantação de sistema de gestão da qualidade. A decisão consta do Provimento nº 12/2003 (leia aqui), que regulamenta o sistema de controle e os procedimentos a serem adotados por partes dos juízes em relação às serventias do Estado. O documento ainda revoga o provimento nº 17/2008/CM.

Dentre as determinações, consta também que no caso de a serventia ficar vaga, o juiz deve designar o substituto mais antigo para responder pelo expediente e comunicar à CGJ para que o cartório entre no rol daqueles que serão ofertados no próximo concurso público. O levantamento dos cartórios que estão vagos deverá ser feito semestralmente pela CGJ. O mesmo setor deverá fazer um levantamento anual quanto às informações referentes aos titulares das serventias, seus substitutos automáticos, bem como aqueles que estiverem designados em caráter excepcional.